Sebenarnya, kirim dokumen ke luar negeri tidak sesulit mengirimkan barang. Terlebih dalam hal pengemasan paket. Hal tersebut dikarenakan dokumen biasanya berukuran lebih ringan dan tipis. Walaupun begitu, mengirim dokumen tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Terlebih bila dokumen yang akan dikirimkan berupa surat-surat penting seperti ijazah, akta kelahiran, dan lainnya. Untuk pembahasan lebih lengkapnya tentang cara kirim dokumen ke luar negeri, Anda bisa simak informasinya di bawah ini.

Kirim dokumen ke luar negeri membutuhkan persiapan yang matang supaya dokumen tersebut bisa sampai tujuan dengan kondisi yang masih baik. Persiapkan dokumen yang akan Anda kirimkan, plastik, amplop, dan juga selotip.

Cara Kirim Dokumen Ke Luar Negeri

Berikut ini adalah tahapan atau tata cara kirim dokumen ke luar negeri, antara lain:

1. Persiapkan Dokumen Yang Akan Dikirim

Langkah yang pertama adalah dengan mempersiapkan dokumen yang akan dikirimkan. Anda harus pastikan dulu untuk melakukan hal di bawah ini:

a. Periksa kelengkapan semua dokumen yang akan dikirim.

b. Rapikan semua dokumen dan susun dengan rapi supaya mudah untuk dilakukan pengecekan.

c. Apabila dokumen yang akan dikirim berupa surat penting yang tidak akan bisa mengalami modifikasi seperti akta kelahiran dan ijazah, alangkah lebih baik bila dokumen tersebut dilaminating dulu.

d. Buat cadangan dokumen tersebut dengan dipindai atau difotokopi. Hal ini sebagai salah satu tindakan kehati-hatian seandainya dokumen tersebut hilang di tengah jalan.

e. Pasang penjepit kertas supaya dokumen tidak berserakan.

f. Masukkan dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam plastik ke dalam amplop.

g. Pastikan amplop tersebut sudah tertutup rapat.

h. Tulis alamat tujuan dengan jelas dan benar. Pastikan tulisan yang ada di amplop bisa terbaca dengan jelas.

2. Pilih Ekspedisi Yang Tepat

Ada banyak jasa ekspedisi yang menyediakan layanan kirim dokumen ke luar negeri. Anda bisa membandingkan terkait bagaimana cara mengirim dokumen ke luar negeri oleh masing-masing ekspedisi.

a. Carilah jasa ekspedisi yang ada di daerah Anda.

b. Cobalah untuk membandingkan jenis layanan yang mereka sediakan.

c. Bandingkan kecepatan pengirimannya.

d. Bandingkan juga tarif pengiriman yang ditawarkan.

e. Cari informasi tentang penanganan terhadap paket berupa dokumen. Anda mungkin dapat mencari testimoni dari para pelanggan yang sudah pernah menggunakan jasa mereka.

f. Cari tahu jaminan yang disediakan.

g. Kemudahan dalam melacak pengiriman sampai ke alamat tujuan.

Dengan membandingkan layanan antara ekspedisi satu dengan yang lainnya, Anda bisa memutuskan untuk menggunakan jasa ekspedisi yang mana.

3. Datangi Jasa Ekspedisi

Cara kirim dokumen ke luar negeri berikutnya adalah dengan membawa dokumen tersebut dan mendatangi agen pengiriman yang Anda pilih.

a. Sampaikan bahwa Anda ingin mengirimkan dokumen dan katakan dengan jujur isi paket dengan benar dan jelas.

b. Pilih jenis pengiriman yang Anda inginkan.

c. Jika ada barang tambahan selain dokumen, maka penyedia jasa pengiriman mungkin akan menganggap paket Anda sebagai kiriman barang.

d. Asuransikan paket dokumen untuk menjamin keamanannya.

e. Tunggu sampai petugas memproses dokumen Anda.

f. Minta resi pengiriman dan simpan dengan baik.

Demikian penjelasan mengenai cara kirim dokumen ke luar negeri. Semoga membantu