Surat retur barang sering kali dijumpai dalam proses jual beli barang. Biasanya, surat ini dikirimkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengembalikan barang ke toko karena terjadi ketidaksesuaian dengan yang dipesan. Selain itu, retur juga sering dilakukan ketika terjadi kerusakan pada barang selama proses pengiriman.

Kendati demikian, tidak semua barang bisa diretur. Umumnya, antara penjual dan pembeli memiliki kesepakatan tersendiri terkait retur barang. Sebagai pelaku bisnis, tentunya Anda harus memahami jenis, komponen, hingga cara membuat surat retur yang benar.

Definisi Retur 

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bahwa retur adalah pengembalian barang. Selain dilakukan oleh pembeli kepada penjual, retur juga bisa dilakukan oleh penjual kepada pemasok barang. Sebab itulah, terdapat dua jenis retur yaitu retur penjualan dan retur pembelian.

Dalam kegiatan usaha, retur barang harus dicatat dalam laporan keuangan. Sebab retur bisa menjadi beban bagi anggaran perusahaan karena harus mengeluarkan biaya untuk kerugian nilai barang yang terjadi pada proses pengiriman.

Di sisi lain, retur barang juga mempengaruhi citra dari sebuah perusahaan. Perusahaan yang menangani retur dengan baik tentunya akan mendapatkan citra positif pula di mata konsumen. Sementara retur barang yang tidak ditanggapi dapat menimbulkan citra negatif yang berdampak pada kelangsungan bisnis.

Jenis-Jenis Retur Barang Dalam Bisnis

Ada dua jenis retur barang yang ada di dalam dunia bisnis, yaitu retur penjualan dan retur pembelian. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai jenis retur barang.

1. Retur Penjualan

Surat retur barang jenis ini ditujukan dari pembeli ke penjual. Retur penjualan menyebabkan terjadinya penambahan jumlah barang, tapi menimbulkan kerugian pada pihak penjual karena harus menutup biaya produksi dari barang yang dikembalikan. Biasanya, penjual akan mengganti barang yang dikembalikan dalam bentuk barang baru maupun uang, tergantung dengan kesepakatan dari kedua belah pihak.

Dalam retur penjualan biasanya terdapat nota kredit yang berfungsi sebagai bukti terima produk yang kembali ke pembeli. Dengan adanya nota kredit, maka penjual memiliki bukti berkurangnya utang kepada pembeli.

2. Retur Pembelian

Jika retur penjualan dilakukan pembeli kepada penjual, maka retur pembelian dilakukan oleh penjual ke pemasok barang. Biasanya, surat retur yang digunakan dalam jenis ini dibuat untuk mengembalikan barang dalam jumlah besar. Retur pembelian sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu retur pembelian tunai dan kredit.

3. Retur Pembelian Tunai

Sesuai dengan namanya, retur ini dilakukan dengan proses jual beli secara tunai. Jika terdapat produk yang rusak, maka pihak pembeli bisa langsung mengembalikan produk tersebut kepada supplier tanpa adanya tanggungan biaya kredit. 

Artinya, dari pihak supplier pun akan mengembalikan biaya secara penuh sesuai dengan nilai barang yang rusak tersebut. Untuk melakukan retur pembelian tunai, diperlukan nota debit sebagai bukti dokumen transaksi bahwa penjual telah mengembalikan barang kepada supplier.

4. Retur Pembelian Kredit

Retur pembelian kredit merupakan pengembalian barang yang proses jual belinya dilakukan secara kredit. Dengan kata lain, biayanya bisa diangsur hingga jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Dalam retur ini pihak supplier akan memotong biaya angsuran senilai barang yang rusak.

Selain mengetahui jenis-jenis retur barang, pelaku bisnis juga harus bisa membuat surat retur, baik secara manual maupun dengan software akuntansi. Biasanya, aplikasi akuntansi menyediakan fitur surat retur barang yang bisa langsung diisi, sehingga proses retur jadi lebih praktis